Pressemappen sind oft viel zu aufwändig gestaltet – weil man ja einen guten Eindruck bei den Journalisten hinterlassen möchte. Meist reicht es aber, in die Mappe eine kurze Pressemeldung (fünf W-Fragen) und eine etwas ausführlichere Fassung (nicht mehr als zwei Seiten!) zu legen.
Keine (ernsthafte) Zeitung macht ein mehrseitiges Feature alleine aus Materialien, die sie in einer Pressemappe gefunden hat. Lange, ganz lange Lesetexte werden immer von Autorinnen und Autoren selbst recherchiert und selbst geschrieben. Für lange Texte in der FAZ und der „Zeit“ benötigt man also keine aufwändige Pressemappe – und für die Ein- bis Zweizeiler, die die lokale Zeitung als Vorankündigung abdruckt, reicht eine kurze PM.

Fotos oder Grafiken müssen nicht in Hochglanz beigelegt werden, eine CD und ein Farbausdruck als Inhaltsübersicht reichen. Eine Visitenkarte des Vorstands oder der Pressesprecher erleichtern es den Redaktionen, nach der PK noch an Informationen tzu kommen. Manche Frage fällt einem schließlich erst später beim Schreiben des Artikels an. Am besten ist es, wenn alle Informationen gut strukturiert auch und vor allem auf der Website zu finden sind – denn mit Internetseiten können die Redakteure am meisten anfangen.

(Ehrlich gesagt: Pressemappen werden in aller Regel kaum gelesen im Redaktionspapierkorb entsorgt, wenn der Artikel geschrieben ist. Also: Helfen Sie Müll zu vermeiden und sparen Sie sich unnötigen Aufwand! Je aufwändiger die Pressemappe und je umfassender der Inhalt, desto geringer die Abdruckquote. Journalisten haben in der Hektik des Redaktionsalltags weder Zeit noch Muse, vielseitige Kataloge durchzulesen und daraus dann einen Text zu destillieren. Ist der Aufwand zu hoch, landet die Mappe unbearbeitet im Papierkorb.)